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    无纸化办公高速信息网络时代的OA与行政管理

    作者:admin   来源:互联网   点击:

        摘要:Internet的广泛应用使办公自动化进入高速信息网络时代。它将促进组织结构的变革,有利于行政管理的科学化、民主化、法制化。
        关键词:信息网络办公自动化行政管理

        九十年代以来,因特网(Internet)的用户以指数曲线的趋势增长。
        据报道,截至1997年底,全球上网用户已超过9996万,并且还在以高速递增。
        据中国互联网络信息中心公布,截至1998年5月30日,我国上网用户也已达106万,上网计算机已超过50万台。
        众多办公室的计算机联入Internet/Intranet, 办公室作为最基本的管理场所正在悄悄发生变化,跨地域的及时的信息传送使办公自动化(OA)进入了网络时代。
        因特网还只是信息高速公路的雏型,美国于1997年开始筹建的第二代因特网,将会以比现在快100倍的速度传送信息。一条连接175个国家、全长32万千米的海底光缆正在铺设,预计到2003年完工,它将为世界范围双向传送多媒体信息做出贡献。
        高速的国际信息网将把人类从工业社会引向以知识经济为核心的信息社会,高速信息网时代的OA将给负有社会管理责任的行政管理带来如下积极的影响:

        一、它有利于行政组织结构变革

        由于高速信息网络是在计算机和通信技术的基础上发展起来的,它们对社会的影响有着一脉相承的联系,因此我们可以从计算机诞生50年来对组织结构的影响,来推测它可能给行政组织结构带来的变革。
        IBM公司总裁兼首席执行官郭士纳先生(Louis. V. Gerstner)把计算技术的发展划分为三个时期。第一个时期是以大型计算机为中心的计算,第二个时期是八十年代以微型计算机为中心的个人计算,现在进入了第三个时期──以网络为中心的计算。
        在第一个时期,是以一台大型计算机为中心,集中处理数据,集中进行系统和网络管理,集中控制千百台无处理能力的“傻瓜”终端机。终端机用户的计算能力和应用都受制于中央信息处理部门,因此计算机用户的组织结构是中央集权式。
        八十年代,微型计算机的诞生和普及,使计算机用户的工作方式从集中走向了分散,从而引起社会组织结构发生相似的变化。例如原来大型的集成公司分成了很多的小公司;小型企业却获得了生存和发展良机。美国微软公司的经历就是最好的证明:在进入八十年代时,它还是个只有十几个成员的无名小公司,到九十年代初就一跃成为世界最大的个人计算机软件公司。
        进入九十年代以来,计算机技术更新异常迅速,多媒体计算机的应用激发了人们的想象力,产生了将电话、电视、录音、录象、传真等信息处理设备连成一体,由个人计算机进行选择和控制的新需求。因此,高速度、大容量、跨地域的信息传输网及宽带交换技术ATM(Asynchronous Transfer Mode)应运而生,信息高速公路登上了历史舞台。社会组织结构则开始向以网络为中心,信息资源共享和公众参与决策的方向变化。多层次的组织结构将由于信息网络的发达而减少中间层次,组织的高层领导可以借助高速信息网与基层公众直接联系,吸取网络上的“营养”,提高决策能力,扩大管理的幅度。
        由高速信息网引起行政组织结构的扁平化将会带来如下好处:
        ·有利于发挥和调动下级及成员的工作积极性、主动性和创造性。
        ·减少中层管理人员,真正实现精简机构,提高效率。
        ·高速信息网可保证信息充分、准确、畅通,有利于领导者决策正确,指挥有效,因此
        能保护命令的权威性。
        ·减少管理层次,节约管理费用。
        例如,70年代后期至今,在西方政府部门内部的管理体制改革中,就利用了信息技术革命的新成果,建立完善行政管理信息系统,包括决策支持系统和信息管理系统。如各国政府诸部门建立的多样化的决策信息系统和政策方案分析选择系统,其中以英国的部长管理信息系统( Management Information System for Ministers)最为著名。现代管理信息系统所形成的规范化的直接的沟通渠道降低了中间管理层次的中转作用。

        二、它有利于行政决策科学化

        信息是行政决策的要素之一。信息占有量直接关系到决策的准确性、正确性和有效性。行政决策则因其约束和影响范围广大,就更需要占有充足的信息。  
        现代社会是几千年人类文明发展的结果。知识的积累、科技的进步、生产力的发展,把人类推到了一个信息爆炸、社会急剧变化的时代。新知识、新技术以几何级数的趋势增长,并且相互渗透、相互交叉,又不断地加剧这一变化和社会系统的复杂性。面临着现代复杂多变的社会环境,行政组织只有借助更为先进的技术手段,才能及时获得大量信息,“审时度势”,把握历史发展的方向,做出正确的战略决策;才能“纵观全局”,掌握各方动态,做出系统的综合决策;才能“明察秋毫”,及时发现问题,做出预警决策,防微杜渐;才能“运筹帷幄”,不失时机地做出战术决策,决胜千里。
        例如,我国的金桥工程虽然刚刚起步,但最先联通的就是各省、市政府和各大部委。据报道,我国各级政府机关正在共同建设“全国行政首脑机关办公决策服务系统”。到1997年年底,初步实现全国行政首脑机关的办公自动化、信息资源化、传输网络化和管理科学化。这个系统以国务院办公厅的计算机主系统为核心节点,覆盖全国各省、市、自治区和国务院主要部门的办公厅(室)的主要政务处室,有条件的地方和单位则扩大至所有办公部门,并延伸至下属行政机关。目前,此系统已初具规模,在提高政府办公效率,开发利用信息资源,服务于政府宏观调控和实施领导科学决策等方面,发挥着日益重要的作用。
        1993年10月,我国自行研制的“银河Ⅱ”通用并行巨型计算机系统在国家气象局投入运行,发布中期数值天气预报,并把气象信息通过网络直接送入中南海,给国家防汛抗灾提供了准确的第一手数据,为政府高层领导形成及时、正确的决策做出了特殊贡献。

        三、它有利于行政决策民主化

        行政决策理论的奠基人C.I.巴纳德提出:包括行政组织在内的社会各级组织都是一个协作系统,即由相互协作的各个人所组成的系统。参加协作的各个主体都具有一定的决策自由和功能,协作的基础是协作的意愿、共同的目标和信息联系,其中组织中经理人员的作用,只在于对协作的努力进行协调,以实现协作进而实现组织的功能。对于幅员辽阔的国家和整个世界来说,这一理论只有到了信息时代才能成为现实。人们只有借助高速信息网,才能克服地域的阻隔,双向交流信息;才能克服时间的延迟,及时交流信息;才能克服心理障碍,积极参与决策。多媒体电子会议系统,能够以光速双向传递图、文、声、象并茂的信息,支持组织成员协同工作;电子邮件、专题论坛可以使政府广泛了解公众的意愿,及时得到基层的反馈,促进决策的民主化。
        例如,美国副总统戈尔认为:信息高速公路有助于重振美国政府,增强政府部门间和政府与公众间的信息联系,使公民能方便地获得联邦政府的信息,政府也可以在投票选举和民意测验时通过信息高速公路来收集多数人的意见和政治倾向。

        四、它有利于行政管理法制化

        因为政府行政决策是与国家行使权的行使相对应的公共决策。所以,公共行政决策应具备法制性、规定性、强制性、社会性、非盈利性的特性。这就要求国家行政决策主体着眼于公共事业和大众利益,体现国家的意志,依法进行决策。但是,如何全面掌握数据,准确计量其变化,依法做出判断,并不是一件容易的事。没有现代化的技术手段,即使有良好的愿望,也难以圆满实现。高速信息网将对行政机关的管理工作提供有力的技术支持。因为高速信息网上不仅有沟通政府与企业和公众的“路”,而且有大容量的经济、政策、法律数据库,高速度的计算机和掌握现代信息技术的高素质的人,这些条件的具备将促进行政管理的法制化。  
        例如,我国山东省国家税务局利用邮电分组交换数据网组建的国税系统骨干计算机广域网,实现了全省各地、市国税机关同省局和国家税务总局的互联,成为全国首家建成国税系统信息高速公路的省份。这对有效进行税务管理起到了重要作用。
        总之,高速信息网络时代的OA将促进社会信息化的进程,提高行政效率,把现代化的行政管理带入21世纪。

     

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